「Googleサービス使いこなしガイド」の記事

Gmailで署名や不在通知を設定する方法

Googleサービス使いこなしガイド 第20回

Gmailで署名や不在通知を設定する方法

2019.04.23

Gmailでメールの最後に入れる署名を設定するには?

長期間返信が滞りそうな場合は不在通知を設定しよう

ビジネスメールでは、文末に会社の住所や電話番号といった署名を入れるのが一般的だ。Gmailでは、メール作成の際に署名を自動入力するよう設定できる。

署名を作成する

署名を作成するには、まずGmailの右上にある「歯車(設定)」ボタンをクリック。出てきたメニューから「設定」を選択しよう。全般タブをそのまま下へスクロールすると「署名」が出てくるので、そこに会社の住所や電話番号、自分の所属部署など、必要な情報を記入する。

内容が決まったら「変更を保存」を押して設定を終了する。次回の新規作成メールから署名がメールの下部に記載されるようになる。

署名を作成するには右上の「歯車(設定)」ボタンをクリック。全般タブの下にある「署名」で内容を入力する
次回のメールから作った署名が表示されるようになる

不在通知を作成する

Gmailには、出張や旅行などでメールに返信ができない場合の「不在通知」機能が搭載されている。Gmailの設定を開き、全般タブの一番下にある「不在通知」から設定可能だ。

不在通知のオン・オフの切り替えや、開始日、終了日を指定することができる。不在通知として送るメールの件名と内容を入力したら「変更を保存」ボタンを押して準備は完了だ。設定期間中に届いたメールに対して、自動的に設定した内容でメールを返信するようになる。

「設定」の全般タブにある「不在通知」で必要事項を設定する

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Gmailのメッセージにファイルを添付する

Googleサービス使いこなしガイド 第19回

Gmailのメッセージにファイルを添付する

2019.04.22

Gmailではメールにファイルを添付して送信する機能がある

添付の方法や添付ファイルのダウンロード方法を紹介

Gmailではメールにファイルを添付して送信する機能がある。ドラッグ&ドロップの簡単操作で添付可能だ。

ファイルを添付する

ファイルを添付するには、新規メッセージを編集しているときに、ドラッグ&ドロップするか、「クリップアイコン」をクリックしてファイルを指定すればよい。

添付できるファイルのサイズは合計で25MBまで。サイズが25MBを超える場合、ファイルは添付されず、「Googleドライブ」のリンクが自動的にメール内に追加される。

メールを作成したら添付したいファイルをドラッグ&ドロップする
添付ファイルはGmailにアップロードされる。あとはそのまま「送信」ボタンをクリックするだけだ

受信メールの添付ファイルをダウンロードする

添付ファイル付きのメールが届くと、届いたファイル形式に応じてサムネイル表示される。これをPC内にダウンロードするには、サムネイルにカーソルを合わせ出てきたアイコンから「↓(ダウンロード)」ボタンを選択する。

これでファイルが指定してあるフォルダ(Windowsの場合、デフォルトだとダウンロードフォルダ)に格納される。

添付ファイル付きメールが届く
「↓(ダウンロード)」ボタンをクリック
ファイルは指定してあるフォルダに格納される

添付ファイルのダウンロード先を確認・変更する

添付ファイルのダウンロード先は、変更することが可能だ。Chromeを使っている場合、右上にある設定ボタン(「…(縦)」)をクリックし、設定画面で「詳細設定」を選択する。下へスクロースすると「ダウンロード」の項目があるので「保存先」を確認。必要に応じて「変更」ボタンでダウンロード先を変更しよう。

Chromeの詳細設定からダウンロード先のフォルダを確認・変更できる

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Gmailで削除したメールをゴミ箱から復元させる方法

Googleサービス使いこなしガイド 第18回

Gmailで削除したメールをゴミ箱から復元させる方法

2019.04.19

Gmailでは「送信済み」「ゴミ箱」に絞ってメールを検索できる

誤って削除したメールをゴミ箱から復元するには?

Gmailで保存しているメールは、指定ワードで検索することができる。受信トレイだけではなく、「送信済み」といったディレクトリ単位でも探せるので、検索結果を絞り込みたいときに便利だ。

メールを検索する

まずは一般的なメールの検索方法を紹介する。方法は簡単。検索窓にテキストを入力するだけだ。検索ボタンを押すと、そのテキストを含むメールが一覧で表示される。検索対象はゴミ箱や迷惑メールを除くすべてのメールだ。

また、ディレクトリ単位での検索も可能。たとえば「送信済み」を選択した状態だと、検索窓に「in:sent」というワードが最初から入力されている。この状態で検索テキストを入力すると、送信済みメールのなかから検索テキストを含むメールが検索される。仮に「送信済み」のメールリストを開いている状態でも、「in:sent」の文字を削除してから検索すれば、すべてのメールが検索対象になる。

Gmailの検索窓にテキストを入力すると、該当するメールが表示される
「送信済み」を選択して同様に検索すると、ボックス内のみを対象にすることができる

メールを削除する

メールを削除する場合は、表示エリアの左端にあるチェックボックスを使う。チェックされた状態でゴミ箱アイコンをクリックすれば削除は完了する。表示されているメールを一度に削除したい場合は、上部にあるチェックボックスをクリックすると、表示されているすべてのメールが選択されるので、その状態で、ゴミ箱アイコンをクリックすればよい。

個別のメールを削除するには、一覧表示中で右側に表示されるゴミ箱もしくは、メールを開いた状態で件名上に表示されているゴミ箱をクリックする方法もある。

メールの左端にあるボックスにチェックを入れる
上段のボックスをクリックすると表示中のメールすべてにチェックが入る
選択した状態でゴミ箱アイコンをクリックすれば削除が完了。メールは「ゴミ箱」に移行される

削除したメールを元に戻す

ゴミ箱に移動したメールは、完全に削除される前であれば元に戻すことができる。うっかり削除してしまった場合は、次の操作でゴミ箱から受信トレイなどへメールを移行させよう。

削除したメールを受信トレイに戻すには、削除したときと同じ要領でメールを選択し、フォルダアイコンのリストから「受信トレイ」を選べばよい。もしくは、右クリックメニューから「受信トレイに移動」を選択するか、メールを開いた状態で件名のうしろにある「ゴミ箱ラベル」の「×ボタン」をクリックする。

ただし、ゴミ箱にあるメールを「完全に削除」すると、復元が難しくなるので注意が必要だ。また、ゴミ箱に移動したメールは30日後に自動的に完全削除される。

左メニューから「ゴミ箱」を選び、復元させたいメールをチェックボックスで指定する。そのあと「フォルダアイコン(移動)」から「受信トレイ」を選択する
右クリックでも同様の操作が可能

迷惑メールが届いたら

Gmailが迷惑メールだと判断したメールは、「迷惑メール」ディレクトリに自動的に振り分けられるようになっている。しかし、ときには受信トレイに迷惑メールが届くこともある。

手動削除や迷惑メールフォルダへの手動移動でもいいが、その他メニューから「迷惑メールを報告」を選択すると、類似メールを迷惑メールフォルダに自動で移行してくれるようになる。

反対に、迷惑メールに誤って通常のメールが振り分けられることもあるので、ときどき迷惑メールフォルダに大事なメールが入っていないか確認するといいだろう。

迷惑メールが届いたらメールの右上にある「…(縦3点)」をクリックしてメニューから「迷惑メールを報告」を選択しよう

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