LINE WORKS 完全指南 設定&使い方 LINE WORKS 完全指南 設定&使い方

LINE WORKSの「トーク」を快適にする小技

LINE WORKS 完全指南 設定&使い方 第4回

LINE WORKSの「トーク」を快適にする小技

2019.03.20

ブラウザ版の使い勝手をスマホ版に近づける通知設定

エンターキー誤爆を防ぐ! 投稿キーの基本設定を見直そう

PCブラウザ版のLINE WORKSを利用していると、プッシュ通知が強力なスマホ版と違い、新着トークや各種通知を見逃してしまいがちだ。気づいた時にチェックするというメール的な使い方ではなく、PCブラウザ版でもスマホのLINE風にリアルタイムな近い使い方をするには、ポップアップ通知を設定しておくのがいいだろう。

ポップアップ通知の設定をしよう

ポップアップ通知の設定は、トーク画面左下にある「ポップアップ通知」から行える。基本的には一番上の「ブラウザ版ポップアップ通知」にチェックを入れて「保存」を押せば完了だ。

トーク画面左下の「ポップアップ通知」をクリック
「ブラウザ版ポップアップ」にチェックを入れよう

しかし、すんなりと設定できない可能性も高い。それはPCブラウザ自体の機能として、広告対策等のために通知が無効にされている場合があるからだ。

ブラウザがChromeの場合は、「ポップアップがブロックされています」という表示が出たら、アドレスバーの鍵マークからメニューを開いて「通知」を許可しよう。さらにポップアップだけが許可されていても利用できない。同じくトーク画面でも「通知」を許可しておこう。

「ポップアップがブロックされています」と出る場合は一手間かかる
アドレス(URL)窓の「鍵」マークをクリックして通知を許可しよう

この方法で通知が上手く出ない場合は、OSであるWindowsの設定で通知が無効になっている可能性が高い。Windowsの「設定」を開き、そこで「システム」から「通知とアクション」へと開いて行き、「アプリやその他の送信者からの通知を取得する」をオンにした上で、その下に続く「送信元ごとの通知受信設定」で「Google Chrome」がオンになっていれば通知が出るはずだ。

他のブラウザを利用している場合も、ブラウザでサイトごとの通知を有効にすることと、Windows側の通知を有効にすることの両方を確認してほしい。

Windows側の通知設定も確認。「アプリやその他の送信者からの通知を取得する」をオンにする
Windowsの設定では、ブラウザごとに通知をオンにしておこう
無事設定できればデスクトップの右下にポップアップ通知が出るはずだ

投稿キーを設定しよう

トーク画面左下には「環境設定」という項目が存在する。これをクリックしたところにある「基本設定」はぜひ確認しておきたい。

PCで利用していて一番ありがちなミスは、まだ続きを書くつもりのメッセージが送信されてしまうことだ。スマートフォンでの個人的なやりとりと違って、いくら手軽なLINE WORKSといえども、ビジネスでのメッセージはある程度しっかりした文章で書くことになるだろう。ところが、「改行しようとしただけで細切れに送信されてしまう」という失敗が起こりがちだ。

その原因は「Enter」キーが送信用に設定されていることにある。LINE WORKSの標準設定では「Shift+Enter」が改行で、「Enter」が送信になっているが、これは「基本設定」で変更できる。送信キーを「Ctrl+Enter」や「Alt+Enter」にした場合、単独の「Enter」は改行になる。このあたりは好みもあると思うので、自分にとって便利な設定にしておこう。

改行と送信のキー設定は「環境設定」の「基本設定」でできる

「LINE WORKS 完全指南 設定&使い方」バックナンバーはこちら
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LINE WORKSの管理者権設定

LINE WORKS 完全指南 設定&使い方 第3回

LINE WORKSの管理者権設定

2019.03.19

LINE WORKSの管理者権限を確認する方法

副管理者を設定したり、権限を委任したりするには?

業務の役割毎に適切な権限を設定しておきたい

LINE WORKSを開始すると、基本的には設立作業を担当した人が「最高管理者」という初期設定になっている。しかし実務上、本当にその人が最高管理者でいいのかどうか、1人でその役割が果たせるのかどうかは、本格的に使い始める前に考えておきたい。今回は誰が最高管理者なのか確認する方法や権限の委任方法を紹介する。

管理者権限を確認しよう

管理者権限の確認をするには、まずトーク画面等で右上にある名前をクリックして表示されるメニューから「管理者画面」を選択。「メンバー」を選んでから、左メニューの「管理者権限」を選択すればいい。

名前をクリックしたメニューから「管理者画面」を選択
「メンバー」を選んでから「管理者権限」を選択

それぞれの役割で何ができるのかは、「権限の表示」で確認できる。IT管理者は基本設定、サービス、セキュリティについての設定変更をすることができ、人事管理者は基本設定ならびにメンバーに関する権限を持っている。最高管理者・副管理者は同じ権限を持っていて全機能を利用できるが、あくまでも最高管理者が副管理者を任命する形になっているため、最高管理者は一方的に副管理者の権限を剥奪することも可能だ。

「最高管理者」と「副管理者」は全機能が利用できるが、「人事管理者」は主にメンバーについて担当するなど役割が分担されている

「副管理者」を設定する

少人数のグループでのんびりと利用するなら最高管理者が1人いるだけで問題ないだろうが、人数が多くなった場合や、活発に利用をしたい場合には、それでは少し困ることがあるかもしれない。LINE WORKSを無料で利用できる「フリープラン」では操作できる設定は少ないから、ポイントとなるのはメンバーの招待や承認・削除といった作業をできるのが「1人」だけでいいのかどうかだ。

作業量が多いから負担を分けたい、出張が多く細かく対応するのが難しいから補助者が欲しい、といった時には副管理人を設定するといい。もちろん、メンバー管理だけを任せる専門家として「人事管理者」を設定するのもアリだろう。

設定したい役割を左メニューから選び、右上に出てくる「権限の付与」フォームに任命するユーザーの名前を入力する。人数が多い時には「連絡先」で一覧を表示して選ぶと便利だ。人を選んだら「権限を付与する」で任命できる。

「副管理者」を左メニューで選択
「権限の付与」フォームや「連絡先」を使ってユーザーを指名し、「権限を付与する」で任命完了だ
付与する相手を間違えた場合や、一旦任命した相手を解任する時には「権限を解除」を選択する

「最高管理者」の権限を委任する

最初の設立は担当したが、試験導入の後は別の人をメインの担当者にしたいということはあるだろう。また、それまでの管理者が異動で業務を離れることがあるかもしれない。そういった場合「最高管理者」の権限を新しい担当者に委任すればいい。

管理者権限画面で「最高管理者」を選択すると、管理者の名前の右側に「権限の委任」という項目がある。これをクリックすると他ユーザーを指名するためのフォームが出てくるので、相手を指定してから「管理者を委任する」ボタンをクリックしよう。

「最高管理者」の名前の右にある「権限を委任」をクリック
委任する相手を指定して「管理者を委任する」をクリックすれば完了だ

詳細なセキュリティ設定は有料版で

管理者画面の上部メニューで「サービス」や「セキュリティ」を選ぶと、今回紹介した以外にもいろいろな項目が出てくる。しかし残念ながら、大半は有料版でのみ利用できる機能だ。

詳細設定については大半が有料版でのみ利用可能となっている

「サービス」ではカレンダー等の各種機能の利用有無や詳細な設定についてと、一般のLINEとのやりとりを拒否するかどうかなどの設定ができる。また「セキュリティ」ではパスワードポリシーや利用できるファイル種別の指定といったことが可能だ。

内容は無料版ユーザーでも確認できるので、しっかりと見た上で必要な機能があれば有料版へ移行することを考えてみるとよさそうだ。

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LINE WORKSの始め方

LINE WORKS 完全指南 設定&使い方 第2回

LINE WORKSの始め方

2019.03.01

LINE WORKSはブラウザ版から始めるのがオススメ

画面の指示に従うだけの簡単インストール

組織のLINE WORKSにメンバーを招待しよう

LINE WORKSはアプリだけでなくブラウザベースでも使うことができるサービスだ。(登録の流れがわかりやすいので、)まずはブラウザからの利用をオススメしたい。利用にあたりLINE WORKSには有料版もあるが、少人数でのやりとりであれば、まずは無料版で試してみるのがよいだろう。

LINE WORKSの導入

無料版の導入は簡単で、最初にLINE WORKSのオフィシャルサイトへアクセスし、「無料ではじめる」ボタンをクリック。最初に認証のため、SMSでアクセスコードを受け取る携帯番号を入力する。

LINE WORKSのオフィシャルサイトへアクセス。「無料ではじめる」をクリック

LINEと同じく、LINE WORKSも1端末(電話番号)に1IDが紐づけられるので、電話番号を途中で変更するのは難しい。既にLINEを使っているのであれば、連携のため同じ番号を使うのか、仕事用は専用に別の番号を用意するのか、あらかじめ決めておこう。

携帯番号を聞かれるので、同じ番号を使いLINEと連携するのか、別の番号を用意して仕事専用にするかで決めるとよい。後で変えることが難しいので、ここは慎重に。あとはウィザードに従えば登録は完了する

アクセスコードの入力が終わったら、つぎにLINE WORKS内で利用するテナント名を設定する。テナント名は自分だけでなく、今後招待するメンバーのアカウントでも共通で利用するものなので、企業や部署をあらわす文字列を決めておこう。

あとは自分の表示名を設定し、LINE WORKSにログインするためのアカウントを作成、最後に規約に同意すれば登録完了だ。アカウント作成の際、「LINEアカウントではじめる」を選べば、LINE WORKSのアカウントと自分のLINEアカウントを連携させることもできる。連携は後からでも設定できるので、仕事用を分けておきたいのであれば、会社のメールアドレスなどを使い「LINE WORKSのID / パスワード作成」からアカウントをつくろう。

LINEのアカウントがあれば、そこからLINE WORKSのアカウントをつくることもできる

各手順は画面に表示されるウィザードの指示に従うだけなので、迷うことはないだろう。

メンバーを追加する

作ったテナント(ドメイン)にメンバーを招待しよう。管理者メニューの「新規メンバー招待」から、「招待用リンクの作成」ボタンを押すと、招待リンクが生成される。そのリンクをコピーするなどして相手に送付すれば、相手はリンクを通してメンバー申請ができるようになる。管理者が申請を承認すれば、メンバー登録は完了だ。

自分で作成したLINE WORKSのドメインへアクセス。ログインしたらまずはメンバーの登録を行おう
ブラウザ右上にある管理者名の横の管理者ボタンをクリック。出てきたメニューから「新規メンバー招待」を選択
招待リンクが作成されるので「コピー」ボタンで内容をコピー。あとは任意の方法で相手に送付すればよい
招待リンクを通した申請を承認すれば、メンバー登録は完了だ

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